Etykieta e-mailowa

Pamiętaj o złotej zasadzie, zgodnie z którą powinieneś traktować odbiorcę tak, jak sam chciałbyś być traktowany. Zanim wciśniesz przycisk „wyślij” przy jakimkolwiek mailu, poświęć chwilę i przeczytaj go jeszcze raz. Prawidłowo napisany mail będzie skuteczniejszy, a przez to zaoszczędzi czas twojego odbiorcy i twój, sprawi, że będziesz bardziej szanowany, a może i przyniesie sukces zawodowy.

Aby twoja mailowa korespondencja tak właśnie działała, trzymaj się poniższych zasad:

Nie przyjmuj, że wszystko pozostanie prywatne

Warto mieć świadomość, że tracisz kontrole nad każdą treścią w momencie jej wysłania lub opublikowania w sieci. Tak samo jest z twoją firmową i osobistą korespondencją. Pamiętaj, że twoi przełożeni mają prawo czytać wszystko, co wysyłasz z firmowego adresu, nie pisz więc i nie wysyłaj osobistych lub bardzo wrażliwych informacji z pracy. Osobiste maile wysyłane z prywatnego adresu też mogą dostać się w niepowołane ręce, nie pisz więc niczego, co mogłoby spowodować problemy, jeśli dotrze do nieodpowiedniej osoby.

Nie obrażaj innych

Unikaj w korespondencji nieprzyjemnych uwag. Dotyczy to na przykład negatywnych ocen pracujących z tobą osób czy twoich klientów. Jeśli otrzymasz obraźliwy mail, nie odpowiadaj i nie przesyłaj go nikomu. Nigdy nie wykorzystuj poczty elektronicznej do przekazania czegokolwiek, co może być przeinaczone lub źle zrozumiane, jeśli dotrze do osób trzecich.

Nie krzycz

Pamiętaj, że jeśli piszesz wersalikami (CZYLI Z WŁĄCZONYM CAPS LOCKIEM), twoja wiadomość odbierana jest tak, jakbyś krzyczał. Niektórym wydaje się, że w ten sposób treść jest łatwiejsza do przeczytania, ale wcale tak nie jest. Używaj miłego dla oka fontu i pisz normalnym pismem.

Nie zaczynaj od „Witam”

Zwrot „Witam” jest zdecydowanie nadużywany w naszym języku. Warto zapamiętać, że słowo to jest zarezerwowane wyłącznie dla sytuacji, w której gospodarz (domu, imprezy, spotkania) wita przybyłych (gości, uczestników spotkania). Używając tego zwrotu w formalnej lub nieformalnej korespondencji okazujemy swoje braki w znajomości języka polskiego.

Jak zatem zaczynać mail? Pamiętajmy, że list elektroniczny to nadal list, zatem zasady jego konstrukcji są podobne. Oto propozycje bezpiecznych zwrotów:

• Szanowni Państwo (gdy nie znamy płci odbiorcy lub piszemy do kilku osób)
• Szanowny Panie / Szanowna Pani (gdy znamy płeć odbiorcy)
• Panie Tomaszu / Tomku / Cześć, Tomek! (gdy znamy imię i jesteśmy już w mniej formalnej relacji)
• Szanowny Panie Profesorze / Pani Mecenas / Panie Dyrektorze (w formalnej korespondencji, gdy znamy tytuł naukowy lub stanowisko odbiorcy)
• Dzień dobry (bezosobowa i dość formalna forma, która od biedy może zastąpić „witam”)

Po użyciu każdego zwrotu stawiamy przecinek, a zdanie w kolejnym wierszu zaczynamy małą literą.

Poprawiaj swoje wiadomości

Poprawiaj swoje wiadomości, zanim je wyślesz. Używaj autokorekty w firmowej korespondencji, upewniaj się, że budujesz poprawne gramatycznie zdania. Chcesz w końcu robić profesjonalne wrażenie, prawda? Nawet pisząc osobiste maile, czytaj je przed wysłaniem, by upewnić się, że przekażesz dokładnie to, o co ci chodzi. Ominięcie lub dodanie jednego słowa może zmienić znaczenie całego zdania.

Chaotyczne, pełne literówek i błędów maile są nie tylko trudne w odbiorze, ale też powodują, że sam jesteś tak odbierany: jako chaotyczny i popełniający błędy. Wiele osób osobiście odbiera takie wiadomości jako oznakę braku szacunku dla nich.

Odpowiadaj ostrożnie

Naucz się, jak odpowiadać na maile, które otrzymujesz. Zwracaj uwagę na nadawcę i na innych, których dodał w sekcjach „do” i „kopia do”. 

Zwalcz ochotę, by wcisnąć „odpowiedz wszystkim”, zanim nie spojrzysz, kto jest wymieniony w nagłówku. Twoja odpowiedź może być kłopotliwa dla innych na liście, może się też zdarzyć, że wyślesz istotne informacje osobom, których nie znasz. Przycisk „odpowiedz wszystkim” możesz nacisnąć tylko jeśli będziesz pewny, że wszyscy odbiorcy potrzebują informacji, którą wysyłasz.

Odpowiadaj na miale tak szybko, jak to możliwe – niepisana zasada mówi, że na każdy mail powinno się odpowiedzieć w ciągu doby od otrzymania (nie wliczając w ten czas weekendów i świąt).

Znaj możliwości swojej poczty elektronicznej

Orientuj się w narzędziach i rodzajach wiadomości. Także w funkcjach takich jak: „Do”, „Kopia do” i „Ukryta kopia do” oraz temat wiadomości. Głównego odbiorcę umieść w polu „Do”. Jeśli potrzebujesz przesłać do kogoś kopię maila, zwykle dodajesz tę osobę w oknie „Kopia do”. Jeśli ktoś powinien przeczytać wiadomość, ale nie chcesz, by inni adresaci otrzymali jego lub jej adres e-mail, skorzystaj z pola „Ukryta kopia do”. Przekazuj w ten sposób maile tylko do osób, które potrzebują informacji, które wysyłasz.

Nie przekazuj nikomu łańcuszków. Potrafią być irytujące i zatykać skrzynki. Nie chcesz być też osobą, która przesyła informacje, które mogą, ale nie muszą być prawdą.

W mailach biznesowych zawsze powinno się wpisywać temat – warto to robić też w korespondencji prywatnej. Dbaj o to, by temat był krótki i opisywał rzeczywisty temat korespondencji. Maila dobrze zatytułowanego łatwiej później odnaleźć w obszernej i wielowątkowej korespondencji. 

Dbaj o zwięzłość

Większość osób woli krótkie, zwięzłe maile, zamiast tych długich i rozwlekłych. Jeśli to tylko możliwe, wyraź swoją opinię w kilku zdaniach. Dłuższą wypowiedź warto zacząć wprowadzeniem, z którego będzie się dało wyczytać podstawowe informacje. Jeśli chcesz poruszyć więcej niż jedno zagadnienie, podziel swoją wiadomość na więcej niż jeden mail, z których każdy będzie miał odrębny temat.

Nie używaj maila jak komunikatora

Korespondencja mailowa nie służy do pogaduszek. Jeśli potrzebujesz coś omówić, lepiej użyj telefonu lub komunikatora.

Zwracaj uwagę na swój ton

Pamiętaj, że ironiczne uwagi mogą wydawać się w mailach raczej złośliwe niż zabawne.

Zachowaj sarkazm dla komunikacji ustnej, w której inni mogą również usłyszeć twój ton głosu. Dotyczy to także złości. Warto unikać wysyłania wściekłych maili – nie dbając o to, ryzykujesz obrażenie współpracownika lub osoby, na której ci zależy.

Staraj się, aby treść była przynajmniej neutralna – nie przesadzaj z wykrzyknikami i emotikonkami – nie ma chyba nic gorszego, niż niepoważny uśmieszek po każdym zdaniu.

Ostrożnie używaj oznaczeń priorytetów

Oznaczaj mail jako ważny tylko wtedy, gdy to niezbędne. Zbyt częste sięganie po ten środek będzie miało efekt odwrotny do zamierzonego – twoje maile wylądują na samym końcu listy priorytetów u odbiorcy.

Podpisz się

Nie zapomnij się podpisać. Odbiorcy mogą się irytować, musząc przesunąć wiadomość w górę, by zorientować się, kto wysłał do nich wiadomość. Jeśli oczekujesz odpowiedzi telefonicznej, upewnij się, że w twoim mailu jest numer telefonu, nawet jeśli wiesz, że odbiorca miał go już wcześniej. Maile wysyłamy, by oszczędzić czas, a konieczność przerywania tego, czym odbiorca się zajmuje, by odszukać jakieś informacje potrzebne, by zareagować na twój mail, irytuje i wszystko spowalnia. Jeśli masz automatyczny podpis, dbaj o to, by był aktualny i zawierał numer telefonu.

Krzysztof Marski

Wejdź na FORUM! ❯