Praca zdalna – jak ją dobrze zorganizować?

Pozornie praca zdalna wydaje się być banalnym przedsięwzięciem. Ot, szef wysyła pracowników do pracy w domu i każdy już wie, co ma robić. Otóż nic bardziej błędnego. Praca zdalna wymaga drobiazgowego przygotowania i dogrania – przede wszystkim komunikacyjnego. Każdy musi wiedzieć, co ma robić, pracownicy powinni pozostawać ze sobą w bieżącym kontakcie, szef powinien potrafić skontrolować efekty ich działań i mieć nadzór nad całością procesów. Jak zatem zorganizować udany „home office”?

1. Pracodawca powinien zorganizować pracownikom narzędzia do pracy zdalnej

Jeśli szef chce, by praca zdalna była efektywna, zanim wyśle ludzi do domu powinien zorientować się w kilku rzeczach:

Czy pracownik ma gdzie i na czym wykonywać tę pracę zdalną. Jeśli na przykład w danej firmie pracownik wykonuje zadania na komputerze stacjonarnym z dostępem do specyficznych aplikacji czy dysków sieciowych, a w domu nie ma nawet komputera, to trudno go wysyłać na „home office”. Nie będzie on mógł bowiem w ogóle wykonywać swoich zadań. Co innego, gdy firma daje pracownikowi laptop – ten można zabrać ze sobą i pracować na nim z domu tak jak z biura. Warto też, by pracodawca zapytał, jak z domowym połączeniem internetowym – jeśli jest słabe, a praca wymaga przesyłania chociażby dużych plików, mogą się pojawiać nieprzewidziane trudności.

Czy i jak da się zorganizować sprawną komunikację. O ile w pracy, zwłaszcza w mniejszych firmach, wystarczy ze sobą rozmawiać, tak w trakcie pracy zdalnej może to być trudne, o ile nie ma odpowiednich narzędzi. Dlatego jeśli pracodawca wysyła pracowników do domu, warto by wybrał jedną platformę komunikacji obowiązująca wszystkich pracowników (w sieci są dostępne specjalne biurowe komunikatory, zarówno płatne jak i bezpłatne, pozwalające zachować łączność mimo odległości). Same służbowe telefony nie wystarczą, choć z nich też warto korzystać, chociażby rano, by dawać podwładnym osobiste instrukcje i wsparcie. Najpopularniejsze dziś narzędzia do komunikacji zdalnej używane w firmach to:

• Skype
• Microsoft Teams
• Facebook Messenger
• Viber
• TeamSpeak
• WhatsApp
• Telegram
• Slack

Niezależnie od tego, które narzędzie zostanie wybrane, warto korzystać z jego możliwości: organizować wideokonferencje oraz rozmowy dwustronne. Pracownicy nadal muszą pamiętać, iż stanowią zwartą grupę, że nie są zdani sami na siebie.

2. Wszyscy muszą zadbać o produktywność

Jedną z podstawowych przyczyn tego, iż dopiero epidemia koronawirusa upowszechnia w Polsce wiedzę o „home office”, mimo iż z wielu badań wynika, że przynajmniej kilka milionów pracowników w naszym kraju mogłoby skutecznie na co dzień pracować z domu, jest lęk pracodawców przed spadkiem produktywności. Ma to swoje logiczne uzasadnienie – w końcu trudno sobie wyobrazić, by praca wśród licznych domowych rozpraszaczy mogła być tak samo skuteczna jak nadzorowane działania w biurze. Są jednak wartościowe i sprawdzone sposoby na to, by dobrze zarządzać produktywnością, nawet w domu:

• Wyznaczenie czytelnych zasad
  Pracownicy pracujący w domu muszą wiedzieć, że nie jest to czas na wykonywanie obowiązków na pół gwizdka, że to normalna praca, tyle tylko, że w szczególnych okolicznościach. W czasie pracy zdalnej obowiązują te same zasady co w biurze – ramy czasowe pracy, przerwy, raportowanie.
• Plan działań
  Osoby pracujące z domu muszą wiedzieć, co mają robić. Nie każdy jest w stanie się samodzielnie zorganizować, dlatego po stronie szefa leży przygotowanie planu pracy. Niech każdy pracownik dokładnie wie, jakie są jego zadania i ile spraw ma „załatwić”. Nie jest to żaden przymus, po prostu taki harmonogram znacznie ułatwi pracę, pozwoli też realnie oceniać postępy poszczególnych członków zespołu.
• Analiza postępów w pracy
  By efektywność w czasie „home ofice” nie spadła, należy regularnie sprawdzać postępy pracy każdego z pracowników. Oczywiście to nie jest tak, że szef musi co godzinę dzwonić do każdego członka zespołu i pytać, czy wszystko idzie zgodnie z planem, zresztą większość – zwłaszcza doświadczonych pracowników – nie będzie miała kłopotów z przestawieniem się na nowy tryb pracy. Wystarczy proste raportowanie. Dobry menedżer będzie w takiej sytuacji służyć pomocą, zimne dyscyplinowanie powinno w takim momencie zejść na plan dalszy.

3. Pracownik w czasie „home office” powinien się wykazać samodyscypliną

Chyba największym wrogiem produktywności w większości prac jest zerwanie z systematycznością. Rutyna w nadmiarze w przypadku kreatywnej pracy może przeszkadzać, ale pewna jej ilość jest niezbędna do pozostania w wirze pracy. By nie stracić tempa konieczne jest wdrożenie kilku prostych zasad:

• Poproś domowników, by nie przeszkadzali w pracy. Choć brzmi to dość brutalnie, ważne jest by rodzina i domownicy wiedzieli, że nie mogą ci przeszkadzać, gdyż pracujesz. Bliscy powinni wiedzieć, że to co robisz nie jest przedłużonym urlopem a normalną, wymagającą koncentracji pracą.
• Zorganizuj sobie domowe miejsce do pracy, w miarę prywatne. Jeśli układ mieszkania na to pozwala, zamykaj drzwi, wybieraj pomieszczenia samodzielne – w grupie domowników ciężko się będzie skoncentrować. Złym pomysłem będzie wykonywanie pracy na leżąco czy też w trakcie wykonywania innych czynności, na przykład na kanapie w trakcie oglądania filmu. Dobrze też, jeśli miejsce pracy będzie uporządkowane.
• Trzymaj się raz ustalonego planu. Warto ustalić z przełożonymi grafik prac, a jeśli to się nie stanie, sam wypisz sobie zadania na cały dzień pracy. Godziny wykonywania obowiązków służbowych też nie powinny być luźne, warto ustalić z przełożonym, ile godzin i kiedy pracujesz. Może to być schemat z biura – na przykład 9-17, ale możliwe są też i inne, bardziej dogodne godziny. Ważne, by się ich trzymać.
• Pozbądź się z otoczenia przedmiotów i bodźców, które przeszkadzają. Jeśli w pokoju jest grający telewizor – wyłącz go, nawet jeśli pozornie nie przeszkadza. Ważne jest też, by nie rozpraszać się przeglądaniem Internetu, odbieraniem prywatnych maili. Informacje z otoczenia mogą poczekać. Jeśli musisz kontaktować się ze światem „zewnętrznym”, z każdej godziny wydziel sobie 5 minut, w czasie których to zrobisz, ale nie mieszaj obowiązków i czynności domowych z zadaniami z pracy. Ważne też, by nie przerywać pracy z powodu obowiązków domowych – jeśli ci się przypomni, że trzeba zrobić pranie, odłóż to na czas po godzinach pracy.
• Odpowiedni strój. Oczywiście nie chodzi o to, by w domu pracować w garniturze, ale praca w piżamie też nie jest dobrym rozwiązaniem, gdyż przeszkadza w odpowiednim skupieniu.

Praca zdalna może się opłacić

Wydajna i kreatywna praca zdalna jest jak najbardziej możliwa, ale od wszystkich w nią zaangażowanych wymaga solidnej samokontroli i zdyscyplinowania. W czasach koronawirusa jest to też ciekawy eksperyment społeczny, bo wielu firmom pozwoli sprawdzić w praktyce, jak rzeczywiście wygląda ten sposób wykonywania obowiązków. W wielu przypadkach – zwłaszcza u pracowników potrafiących się samodzielnie kontrolować – może się okazać, iż jest nawet bardziej skuteczny niż przesiadywanie w biurze. Z kolei pracodawcy może przynieść oszczędności – spadają koszty utrzymania biura, zmniejsza się zużycie energii, materiałów pomocniczych czy papieru. Na dłużą metę wszyscy mogą na tym zyskać.

Sławomir Tokarczyk

Wejdź na FORUM! ❯