Zorganizuj imprezę

W domu czy w lokalu?

Na początku określ, ile osób chcesz zaprosić i kogo. Wtedy dopiero zastanów się nad wyborem odpowiedniego miejsca. W przypadku przyjęcia wieczornego na kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt osób raczej odradzałbym własny dom. Wiąże się to z mnóstwem pracy i niekiedy problemów. Praca – to zakupy, przygotowanie menu, sprzątanie, nakrywanie stołu, a często dodatkowo przemeblowanie, aby wstawić duży stół i przygotować jakiś parkiet (drugi pokój) do tańców. Poza tym, o ile nie jesteś właścicielem dużego domu, może okazać się, że brakuje miejsca na zorganizowanie imprezy. Weź też pod uwagę bliskość sąsiadów.

Wygodniejszym, ale i droższym rozwiązaniem będzie wynajęcie lokalu z cateringiem lub restauracji. W ten sposób pozbywasz się kilku problemów z przygotowaniem potraw i sprzątaniem na czele. Jeśli zdecydowałeś się na lokal – bierz pod uwagę miejsca, które oferują bogate menu – może bowiem okazać się, że goście mają specyficzny gust. Wybierz się wcześniej do wybranej restauracji. Z perspektywy klienta upewnisz się, czy decyzja o jej wynajęciu będzie właściwa.

Jeśli sam kupujesz alkohol na swoje przyjęcie, sprawdź nasz ranking najlepszych wódek. A jeśli planujesz również zorganizować oprawę muzyczną swojego przyjęcia, przyda ci się playlista DISCO FACETA po 40. LATA 80'.

Zaproszenie odpowiednie do rangi spotkania

Najbardziej eleganckim i oficjalnym zaproszeniem na imprezę będzie list. Takie zaproszenie ma dużo zalet – możemy w nim określić charakter imprezy (podczas bezpośredniej rozmowy zawsze może coś umknąć), preferowany ubiór, dokładną datę i miejsce uroczystości. Zaproszenie powinno trafić do rąk gości przynajmniej na 2 tygodnie przed wydarzeniem. Warto w zaproszeniu uwzględnić prośbę o udzielenie odpowiedzi dotyczącej potwierdzenia lub odmowy przybycia. W skrócie zapisujemy to R.S.V.P (z francuskiego - repondez s'il vous plaît - dosłownie: proszę odpowiedzieć).

Gości można zapraszać również osobiście, a w przypadku znajomych z odległych miast – telefonicznie. W ten sposób nadasz imprezie mniej oficjalny ton. Odradzam wysyłanie zaproszeń mailowych, a już w szczególności zaproszenia ogólnego, skierowanego do wszystkich. Mimo ogromnego potencjału Internetu – zaproszenia wysyłane pocztą elektroniczną bywają źle widziane. Wysyłanie SMS-ów jest absolutnie niedopuszczalne.

Najczęściej popełniane gafy:

• zaproszenie znajomego/znajomej bez osoby towarzyszącej
• zapraszanie znajomych przez osoby trzecie
• zbyt późna informacja o uroczystości

Prezent

Właśnie przybyli goście – podziękuj im za to serdecznie. Przy otrzymywaniu prezentów koniecznie okazuj radość. Unikaj niepotrzebnie stosowanego – „ojej, nie trzeba było”. To frazes, który może urazić gościa. Pamiętaj, że poświęcił on swój czas, aby znaleźć dla ciebie coś wyjątkowego. Dlatego staraj się rozpakować prezent przy osobie, która ci go wręcza. W sytuacji, gdy to niemożliwe (na przykład, gdy w jednym momencie musisz przywitać wiele osób), postaraj się w najblizszej wolnej chwili otworzyć otrzymane prezenty i jeszcze raz osobiście podziękować tym, od których je otrzymałeś.

Przedstawianie gości

Tobie jako organizatorowi przypada niekiedy trudne zadanie przedstawienia sobie gości. Czym kierować się w takim wypadku? Pamiętaj, aby w pierwszej kolejności przedstawiać kobietom mężczyzn, a osoby młodsze przedstawiać starszym (tyczy się to również par). Warto przy okazji dodać kilka słów o każdej z przedstawianych osób (np.: Aniu, pozwól – to Jan Nowak, doskonały prawnik, mój serdeczny przyjaciel z lat młodzieńczych). W ten sposób nawiązuje się niezobowiązująca konwersacja, a ty po chwili będziesz mógł przejść do następnych gości.

Tutaj przeczytasz więcej na temat zasad przedstawiania sobie osób.

Gospodarz przy stole

Najważniejsza zasada – dbaj o gości. Kobiety i mężczyzn posadź przy stole na przemian.

Jako gospodarz powinieneś panować nad sytuacją, inicjować tematy rozmów. Unikaj podczas rozmów tematów osobistych i kontrowersyjnych. Lepiej nie poruszać też tematów wymagających fachowej wiedzy. Prawdopodobnie część osób nie będzie jej miała i mogą czuć się skrępowane lub pomijane. Rozmowy o „niczym” są więc jak najbardziej wskazane.

Jakich kwestii nie poruszać:

• polityka (chyba nie chcesz kampanii wyborczej ani wojny przy stole...),
• finanse (jeśli będziesz opowiadał o twojej sytuacji materialnej – może to być odebrane jako chwalenie się lub użalanie, jeśli zaś o czyjejś – tym gorzej, bo naruszasz przestrzeń osobistą),
• pogoda (to wyjątek z grupy rozmów o „niczym” – jest to temat tak banalny, że może wzbudzić uśmiech politowania u gości),
• choroby (to temat negatywny i trzeba go unikać, zwłaszcza jeśli wśród przybyłych gości jest wiele starszych osób – wówczas lokal lub twój dom może zamienić się w przychodnię lekarską),
• ostre dowcipy (dopóki nie wiesz, na ile możesz sobie pozwolić przy opowiadaniu dowcipów, a goście jeszcze nie spróbowali alkoholu – unikaj kontrowersji; warto przyjąć zasadę stopniowania – od grzecznych żartów po coraz bardziej pikantne – zauważysz wtedy, gdzie leży granica).

Toast

Pierwszy toast zawsze wznosi gospodarz. Można wstać i zastukać w kieliszek, aby zwrócić uwagę gości. Podziękuj gościom za przybycie. Jeśli przygotowałeś krótką przemowę – to najlepszy czas, aby ją wygłosić.

Poczytaj też o sztuce wznoszenia toastów.

Pożegnanie

Goście powinni wiedzieć, kiedy należy opuścić imprezę, ale nie zawsze tak się dzieje. Jeśli wynajmujesz lokal – wyznacznikiem będzie ustalenie godziny zakończenia uroczystości i umieszczenie jej na zaproszeniu. Gorzej bywa z przyjęciami w domu. Jest czwarta nad ranem, powieki same ci opadają, a goście bawią się w najlepsze? To kłopotliwa sytuacja, ale powinieneś delikatnie poinformować gości, że impreza dobiega końca.

Michał Mazik