PPK z perspektywy pracodawcy

Mamy dla ciebie, pracodawco jasną informację. Tak – Pracownicze Plany Kapitałowe wiążą się ze wzrostem pozapłacowych kosztów pracy oraz obowiązkami w zakresie prowadzenia tego programu. Natomiast dobra wiadomość jest taka, że wdrożenie PPK bardzo ci się opłaci, jeśli zostanie dobrze przygotowane. Oferowanie dodatkowych wpłat do PPK za pracowników oraz wybór instytucji efektywnie zarządzającej tymi środkami to podstawa. Dzięki temu podniesiesz swoją atrakcyjność w oczach zatrudnionych, co przełoży się na ich większą motywację, zaangażowanie i zawodową skuteczność. Ale najpierw obowiązki, przyjemność potem.

Finansowanie wpłat

Obowiązki pracodawcy dotyczą głównie dwóch dziedzin. Po pierwsze, finansujesz (razem z pracownikami i państwem) wpłaty trafiające do PPK. Będziesz co miesiąc przekazywał do instytucji finansowej, za osoby zapisane do programu, wpłaty w wysokości 1,5 proc. wynagrodzenia. Poza tą obowiązkową wpłatą podstawową, możesz dobrowolnie finansować wpłatę dodatkową - do 2,5 proc. wynagrodzenia. Takie decyzje podyktowane są czasem chęcią uhonorowania pracowników na przykład ze względu na staż pracy. Postanowienia dotyczące dodatkowej wpłaty do PPK, finansowanej przez pracodawcę, można zawrzeć w regulaminie wynagradzania bądź układzie zbiorowym pracy i w takich przypadkach pracodawca może różnicować swoją wpłatę dodatkową na podstawie innych kryteriów niż staż pracy.

Bez dwóch zdań: dla wielu pracodawców, osłabionych na skutek pandemii, program PPK może być jakimś ciężarem finansowym. Eksperci Finiata zbadali, jak wygląda to na przykładzie przedsiębiorcy, który zatrudnia 20 osób o średnich zarobkach w sektorze MŚP (4816 zł brutto) i który finansuje wyłącznie ustawowe minimum – czyli podstawową wpłatę w wysokości 1,5 proc. W jego przypadku program PPK będzie oznaczał roczny wydatek w wysokości 21 tys. zł.

Wybór instytucji finansowej

Pracodawca odgrywa także kluczową rolę we wdrożeniu i obsłudze PPK. Na etapie wdrożenia spoczywają na nim trzy podstawowe zadania: wybór instytucji finansowej, podpisanie umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK oraz przygotowanie firmy do obsługi PPK.

Jeżeli chcesz być zadowolony z programu, powinieneś postawić na solidnego partnera finansowego. Od tego zależy nie tylko sprawne uruchomienie PPK, ale przede wszystkim efektywność w zarządzaniu środkami i poziom obsługi podczas funkcjonowania programu. Do ewidencji Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR) wpisanych jest 19 instytucji finansowych oferujących zarządzanie i prowadzenie PPK. Są to towarzystwa inwestycyjne i emerytalne. Przegląd ich ofert dostępny jest na oficjalnym portalu PPK (www.mojeppk.pl).

Wyboru partnera możesz dokonać sam lub z pomocą zewnętrznych doradców, takich jak agencje HR, kancelarie prawne czy brokerzy ubezpieczeniowi. Co równie ważne: w procesie wyłonienia instytucji finansowej musi uczestniczyć zakładowa organizacja związkowa lub – gdy jej u danego pracodawcy nie ma – reprezentacja pracowników.

Zawarcie umów z instytucją finansową

Następnym krokiem jest zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową. Robisz to elektronicznie – nie później niż 10 dni roboczych przed podpisaniem kolejnej umowy: o prowadzenie PPK. Ta druga umowa musi objąć wszystkich pracowników w wieku od 18 do 55 lat, z wyjątkiem tych, którzy złożą deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w programie (a dokładniej: rezygnację z dokonywania wpłat – jak stanowią przepisy). Objęcie programem tej grupy wiekowej jest automatyczne. Natomiast pracownicy, którzy ukończyli 55 lat, ale nie ukończyli 70 lat, są zapisywani do programu tylko na swój wniosek.

Zorganizowania wymaga obsługa umów i deklaracji związanych z PPK. Zastanów się, czy do tych zadań nie warto oddelegować kogoś z HR lub nawet zatrudnić nową osobę. Na forach internetowych i profilach social mediowych specjaliści HR szacują, że prowadzenie programu stanowi obciążenie równoznaczne kilku godzinom w miesiącu - w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i liczby operacji dotyczących obsługi PPK, które zdołali zautomatyzować.

---

To warto wiedzieć

• Niezależnie od wysokości finansowanych przez pracodawcę wpłat do PPK, nie są one podstawą naliczania składek ZUS, są natomiast dla niego kosztem uzyskania przychodów. Jednocześnie – i o tym należy poinformować załogę – wpłaty do PPK sfinansowane przez pracodawcę są dla zatrudnionych przychodem podlegającym PIT.
• W programie PPK nie muszą uczestniczyć mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, jeśli wszyscy zatrudnieni złożą deklarację o rezygnacji z PPK, a także ci pracodawcy, którzy na dzień objęcia ich ustawą o PPK prowadzili Pracownicze Programy Emerytalne (PPE), o ile wysokość składki podstawowej wynosi co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia, a program obejmuje przynajmniej 25 proc. pracowników. 

---

Dobrze poinformowany pracownik

Kolejny, równie ważny etap, to informowanie pracowników. Na przykład wysokość i terminy wpłat – z punktu widzenia twojego pracownika informacje te są niezbędne do tego, aby mógł świadomie podjąć decyzję o uczestnictwie w PPK. Co do metod komunikacji: sprawdzą się te, których używasz w firmie na co dzień, jak poczta elektroniczna, intranet, spotkanie informacyjne, wideokonferencja czy wiadomość na tablicy ogłoszeń. W tym obszarze możesz uzyskać wsparcie instytucji finansowej w formie gotowych materiałów informacyjnych, szkoleń bądź e-learningu. Skarbnicą wiedzy jest wspomniany portal PPK, na którym znajdziesz wiele ulotek, broszur i innych opracowań oraz „gotowce” do wykorzystania, jeśli chodzi o spełnienie obowiązków informacyjnych w stosunku do pracowników.

Przykład ulotki informacyjnej dla pracowników z portalu mojeppk.pl

System IT do korekty

Pamiętaj o wprowadzeniu zmian w systemach księgowych i informatycznych. Chodzi o to, aby comiesięczne obliczanie i odprowadzanie wpłat na PPK było dla ciebie jak najmniejszym obciążeniem. Osiągniesz to, kontaktując się z dostawcą swojego firmowego oprogramowania i pytając go o czas i koszty ewentualnych modyfikacji.

Ceny specjalnych dodatków i aplikacji do obsługi PPK wynoszą od kilkuset do 10 tys. zł – zależnie od skali twojego biznesu i wybranego narzędzia. Kwoty te mogą być wyższe, jeżeli korzystasz ze zindywidualizowanych systemów IT. Choć instytucje finansowe oferują software ułatwiający obsługę PPK, warto rozważyć inwestycję we własny pakiet. Zakup ten zwróci się w chwili, gdy zdecydujesz się na współpracę z inną instytucją finansową (w przypadku korzystania z oprogramowania instytucji finansowej, będziesz zmuszony do jego zmiany na to obsługiwane przez kolejną instytucję). Jeśli natomiast twoja firma jest na tyle mała, że będziesz w stanie prowadzić naliczenia wpłat w excelu – instytucje finansowe są przygotowane do tego, by odebrać od ciebie dane i w takiej formie.

Motywowanie pracowników

Pracownicze Plany Kapitałowe to nie tylko obowiązki wynikające z przepisów prawa, to również niedrogi program motywacyjny. Kwoty wpłacane na PPK mogą być atutem przy rekrutacji lub bonusem dla najlepszych pracowników. Dlaczego nie miałbyś uzależnić wysokości dodatkowych wpłat na PPK od lojalności lub efektywności zatrudnionych? Inna podpowiedź dotyczy stworzenia całego systemu podnoszenia i obniżania dodatkowych wpłat, w którym pracownicy są wynagradzani za realizację celów zawodowych lub staż pracy.

PPK to również najtańszy sposób na podnoszenie wynagrodzeń. Od wpłat na PPK sfinansowanych przez pracodawcę nie płaci się składek na ubezpieczenia społeczne. Pracodawca może zaliczyć te wpłaty do kosztów uzyskania przychodów, w związku z czym obniżą one płacony przez niego podatek dochodowy. A co z tego mają zatrudnieni? Pewnie woleliby, aby pieniądze trafiały bezpośrednio na ich konta bankowe. Niemniej mają oni łatwy dostęp do środków na ich rachunkach PPK i w dowolnym momencie mogą je wycofać. Zatem wpłata pracodawcy może zastąpić podwyżkę lub premię. W trakcie negocjacji płacowych możesz przedstawić sfinansowaną przez ciebie wpłatę, która wpłynie na rachunek PPK, jako element podwyżki, co przekona tyleż roszczeniowego, co wartościowego pracownika np. do pozostania w firmie.

Podsumowując: twoja rola w programie PPK jest ogromna. Nie tylko finansujesz część wpłat trafiających na rachunki uczestników, lecz także jesteś odpowiedzialny za uruchomienie i obsługę PPK w twojej firmie. Wydatki są konieczne, ale potraktuj je jako inwestycję w swój rozwój. Bilans kosztów i korzyści powinien być dodatni.

Mirosław Konkel

Wejdź na FORUM! ❯