Jak zrobić więcej robiąc mniej?

1. Mając mniej do zrobienia

Brzmi wkurzająco banalnie? Na pozór. Inwentaryzacja tematów. Pozbycie się bezsensownych działań, projektów, pożeraczy czasu. Odmawianie. Asertywność wobec otoczenia. Zrobienie sobie porządku w głowie jest pierwszym krokiem żeby robiąc mniej zrobić więcej. Praca nad świadomym decydowaniem, wybieraniem tego co robisz.

2. Zastanawiając się, po co daną rzecz robisz

Zdziwisz się, jaki to praktyczny filtr, który pozwoli ci pozbyć się sporej ilości zadań lub znaleźć lepsze metody ich wykonywania. Zanim wejdziesz w działanie, poświęć kilka sekund (minut czy godzin, jeśli to większy temat) refleksji i odpowiedz na pytanie, po co/dlaczego to w ogóle robię? To pomoże ocenić sensowność działania i wybrać najlepsze metody.

3. Kończąc zanim skończysz

Przerwij lub skończ zanim się psychicznie wykończysz pracą nad danym tematem, zmęczysz zadaniem, które wykonujesz. Unikaj przepracowania – szczególnie w jednym typie działania – jak przetrenowania. Konsekwencje są podobne – spadek formy i efektywności. Zostaw trochę niedosytu, chęci wrócenia do danego typu aktywności, projektu, zdania.

4. Rozdzielając planowanie od wykonywania

To różne procesy, inne typy myślenia i pracy. Działasz dużo lepiej, jeśli poświęcasz określony czas na zaplanowanie, co masz zrobić, kupić, załatwić, a następnie robisz to, aniżeli jeśli mieszasz te dwa typy aktywności. Porównaj efektywność zrobienia listy zakupów a następnie faktycznego zrobienia zakupów z robieniem zakupów przy jednoczesnym przypominaniu sobie czego i do czego możesz potrzebować. Najlepiej mieć między planowaniem a wykonywaniem chwilę dystansu na nabranie przez plan „mocy urzędowej”. Jest wówczas szansa na uzupełnienia i weryfikacje – także redukcje.

5. Będąc nieobecnym

Zniknij. Wyłącz na czas pracy własnej i koncentracji wszelkie międzyludzkie i techniczne przeszkadzajki. Powieś na drzwiach kartkę „praca własna do…”, wyłącz powiadomienia mailowe i z komunikatorów, wycisz telefon, załóż słuchawki nawet jeśli nie ma w nich muzyki – to znak że jesteś odcięty od otoczenia i pracujesz skoncentrowany. Bądź asertywny.

6. Stosując metodę „kamienie, kamyki, piasek”

Wyobraź sobie, że masz zmieścić do szklanego słoja duże kamienie, mniejsze kamyki i piasek. Jaka kolejność? Oczywiście: kamienie, kamyki, piasek, czyli duże tematy, mniejsze zadania, drobnica.

7. Uświadamiając sobie swój schemat funkcjonowania i działając w zgodzie z nim

Masz swoje lepsze i gorsze godziny i pory dania, jesteś sową lub skowronkiem, najlepiej rozmawia ci się z ludźmi w określonych porach, a w innych planuje czy pisze. Po co sięgać lewą ręką do prawej kieszeni – bądź w zgodzie z samym sobą i swoim schematem, jeśli tylko możesz tak zaaranżować swój czas.

8. Nie pracując

Ostrząc piłę. Bądź jak drwal, który, żeby sprawnie ścinać drzewa, musi mieć czas na naostrzenie piły czy siekiery. Twoje ostrzenie piły to odpoczynek – przerwa podczas dnia, sen w nocy, weekend, urlop. Odpoczynek to druga strona pracy. Świadoma praca nad odpoczynkiem to inwestycja w efektywną pracę. Dzięki odpoczynkowi dramatycznie zwiększysz swoją efektywność.

9. Świadomie i aktywnie porcjując to czym się zajmujesz

Dotyczy szczególnie większych przedsięwzięć. Będziesz bardziej efektywny, jeśli w ciągu tygodnia popracujesz nad danym tematem czy projektem 5 x 1,5h (7,5h), niż jeśli będziesz próbował pracować nad nim przez jeden cały roboczy dzień (7,5- 8h). Regularnie w mniejszych porcjach. Jak zjeść żabę? Po kawałku!

10. Stosując patchwork, przekładaniec, blokowanie tematów, typów pracy

Zbierając w „paczkę” podobne typy aktywności: zebranie, praca własna, rozmowy telefoniczne, praca nad pocztą mailową. Z jednej strony potrzebujesz odmiany – nie możesz się zamęczyć, znużyć jednym typem aktywności. Z drugiej – będziesz efektywniejszy robiąc podobne rzeczy jedna po drugiej w określonym odcinku czasu.

11. Mówiąc świadomie: nie

Konieczna jest konfrontacja twoich priorytetów z tym, czego chcą od ciebie inni, sytuacje, okoliczności. Musisz wiedzieć, co robisz i co chcesz zrobić, żeby mądrze decydować, czego nie robisz. Najlepszą argumentacją, nawet wobec przełożonych czy partnerów, jest pokazanie, czym się zajmujesz i pytanie, co z tego masz odłożyć żeby zrobić nową rzecz, której od ciebie oczekują. Jeśli sam sobie jesteś szefem, pozostaje ci przedyskutować to samemu ze sobą.

12. Znajdując sprytne rozwiązania

Lepsze 5 minut myślenia iż godzina roboty. Zanim rzucisz się w pracę, poświęć czas na zastanowienie, jak najefektywniej zająć danym zdaniem, czego i kogo potrzebujesz? Co można uprościć i do czego sięgnąć? Czy robiłeś coś podobnego? Czy możesz skorzystać z jakiegoś gotowca? Czy gotowiec, z którego chcesz skorzystać, nie jest przez przypadek bardziej ograniczeniem niż pomocą i lepiej jest zacząć od zera i po nowemu?

13. Pracując innymi

Nawet jeśli pracujesz sam, są zadania których nie musisz sam wykonywać. Deleguj. Posiłkuj się zewnętrznymi siłami. Często warto zapłacić parę groszy, żeby uwolnić się od pożeraczy czasu, które nie wymagają szczególnej finezji i mogą być zrobione przez innych. Jeśli zarządzasz ludźmi, zespołem, ważną zmianą jakościową jest przejście do pracy samym sobą do „pracy ludźmi” – nie oznacza to, że przestajesz pracować, tylko że pracujesz inaczej, a delegowanie jest tu kluczem do powodzenia. Zdziwisz się, jak często coś, co jest upierdliwe lub zwyczajnie trudne dla ciebie, będzie fascynującym wymarzonym zdaniem dla innych.

14. Działając zdalnie

Czy nie możesz zastąpić osobistego spotkania, na które będziesz jechał 1,5 h w jedną stronę, videokonferencją, telekonferencją, rozmową telefoniczną, krótką odpowiedzią w mailu, sms-em? Czy możesz zastąpić wizytę w urzędzie czy banku złożeniem elektronicznego formularza czy kontaktem przez infolinię? Czasem uruchomienie takiej „zdalnej procedury” wymaga wysiłku, nauczenia czegoś nowego siebie lub współpracowników, przełamania pewnych przyzwyczajeń, uzyskanie certyfikatów typu elektroniczny podpis, ale są to inwestycje, które zwracają się w okamgnieniu.

15. Automatyzując

Oszczędzamy czas i zaangażowanie budując nawyki, schematy i automatyzując działania rutynowe. Jest wiele rzeczy, które „robisz na autopilocie” – sprawdzanie skrzynki na listy po drodze do domu, poranna kawa, zbieranie faktur i dokumentów w miejscu, w którym ich nie zgubisz. Warto mnożyć takie automatyzacje i przerzucać je do podświadomości. Mieć schematy na różne okazje: pakowanie na wyjazd służbowy, przygotowywanie miesięcznego rozliczenia, tygodniowy przegląd zadań, planów i priorytetów.

16. Spychając działania administracyjne na drugi plan

Działania administracyjne bywają niewątpliwie ważne, ale nie są one esencją naszej pracy. Zaczynaj od tego, co najbardziej twórcze, wymagające kreacji i pracy własnej. Nie rzucaj się na początek w sprawy administracyjne, bo ich natura jest taka, że nigdy się nie kończą, pochłaniają bez reszty, a posuwają ważne tematy i duże projekty w nieznacznym stopniu. Jasne, że bywają wśród nich takie, które wymagają natychmiastowej interwencji, żeby coś odblokować, uruchomić, umożliwić kolejny krok w ważnym projekcie. Z pewnością ich nie zgubisz, bo będą pulsowały na czerwono na liście spraw do załatwienia. Mówię o zamulającej administracyjnej bieżączce. Zajmowanie się nią przypomina zapasy w kisielu. To chyba nie jest twój priorytet?

Jarek Guc
www.jarekguc.pl