Pracuj wydajniej, czyli jak nie zostawać po godzinach

1. Ustal priorytety

To niekończące się zadanie. Co jest ważniejsze? Może klient czekający na nową propozycję umowy? Ustal priorytety kierując się tym, które działanie przyniesie najwięcej zysku przy danym wysiłku. Każdy jest w stanie to zrobić, trzeba tylko wiedzieć jak. Jeśli lubisz harmonogramy, zrób kalendarz tygodniowy lub miesięczny. Wolisz listy – zrób listę priorytetów dla każdego dnia. Posiadając i znając priorytety będziesz mógł osiągnąć swoje cele oraz – co jeszcze ważniejsze – upewnią cię w tym, że skupiasz się na tym, co zrobi z ciebie gwiazdę.

2. Wychodź z pracy o konkretnej godzinie

Jeśli wiesz, że masz wyjść dokładnie o piątej, to masz szanse na to, że będziesz pracował wydajniej. Jest w ścisłych terminach coś takiego, co zmusza nas do lepszej pracy. Kiedy mówisz, że wyjdziesz z pracy, kiedy coś skończysz, najprawdopodobniej przysporzysz sobie dwóch problemów: po pierwsze, skoro masz tak dużo do zrobienia, skąd będziesz wiedział, że już skończyłeś? Po drugie, bez ustalonej godziny końca pracy będziesz się ociągał z pracą. Ustalenie konkretnego czasu na pracę pomoże ci sprostać sytuacji i ustalić, co jest naprawdę ważne.

3. Zaplanuj rozmowy telefoniczne

Z góry zaplanuj wszystkie rozmowy telefoniczne i wykonaj je od razu. Wzajemne nagrywanie wiadomości na poczcie głosowej to strata czasu, a odbieranie telefonów w środku innego zajęcia może wykoleić naprawdę produktywny projekt. Zamiast tego zastanów się, kiedy najłatwiej będzie ci złapać twoich rozmówców i wtedy do nich zadzwoń. Pamiętaj przy tym, by uwzględnić przyzwyczajenia, charakter pracy oraz – jeśli dzwonisz za granicę – strefy czasowe osób, do których dzwonisz.

Jasne, nie powinieneś przesadzać i czasem po prostu musisz odebrać telefon. To jednak ty decydujesz, co jest dla ciebie najważniejsze i którego telefonu nie możesz nie odebrać. Poza tym na wszystkie nieodebrane połączenia powinieneś odpowiedzieć przed zakończeniem pracy, bo nic tak nie zaburzy twojego planu jak poranna lista z zaległymi telefonami do wykonania.

4. Sprawy załatwiaj natychmiast

Jeśli pojawia się do zrobienia coś nowego i jesteś w stanie załatwić to w kilka minut, zrób to od ręki. Nie ma sensu tego przekładać. Ale pamiętaj, że ta rada jest dobra tylko w przypadku drobniejszych prac, jak np. zapisanie zapytania ze strony klienta. Pod żadnym pozorem nie powinieneś jednak zaczynać w ten sposób nowych projektów, bo nie skończysz ani ich, ani tego, w czym ci przeszkodziły.

5. Utrzymuj swoje biurko w porządku

Jeśli jakiejś rzeczy nie musisz mieć pod ręką albo nie musisz jej mieć wcale, leżąc na biurku będzie ci ona tylko przeszkadzała. Poukładaj swoje dokumenty w taki sposób, by nie tracić czasu na ich szukanie. To samo dotyczy twojej skrzynki mailowej. Pozbądź się zbędnych plików i folderów. Przyjmij za zasadę, że trzymasz na pulpicie tylko te pliki i foldery, z których korzystasz co najmniej raz dziennie. Reszta – do spakowania i schowania gdzie indziej.

6. Ustal swoje tempo pracy

Nie wszyscy pracujemy tak samo. Może jesteś rannym ptaszkiem – w takim razie najcięższe zadania powinieneś podejmować rano, czyli w okresie, w którym jesteś w najlepszej formie. Natomiast prace rutynowe powinieneś zostawić na popołudnie, kiedy będziesz działał bardziej automatycznie. Sztuka polega na tym, byś wiedział o swoich mocnych stronach i umiał je wykorzystywać.

7. Upraszczaj powracające zadania

Pewne zadania możesz zrobić nawet przez sen. I właśnie je powinieneś przemyśleć. Czy wykonujesz je efektywnie? Przyjrzyj się im w luźniejszej chwili i upewnij się, że te zadania wypełniasz bez zbędnych czynności. Jednym ze sposobów na sprawdzenie, czy w twojej pracy nie ma jakichś zbędnych dodatków, jest przyjrzenie się pracy kolegi mającego podobne zadania do wykonania. Zdziwisz się, jak wiele mogą dać takie obserwacje.

8. Spisz bieżącą listę czynności do wykonania

Taka lista to bardzo dobry sposób na to, byś zawsze miał coś do roboty i nie tracił czasu na szukanie kolejnego zadania. Zapisz, co musisz zrobić. Na koniec dnia pracy przygotuj taką listę na następny dzień, żebyś pracę mógł rozpocząć od razu po przyjściu do biura. Niech ta lista będzie zawsze pod ręką. Wykreślaj z niej wykonane zadania – sprawi ci to dodatkową satysfakcję z dobrej pracy.

9. Trzymaj wszystkie informacje w jednym miejscu

Nie trać czasu na przeskakiwanie z komputera do skrzynki mailowej, a potem do danych w komórce lub w laptopie. Wszystkie ważne informacje powinieneś trzymać w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Gdzie byś ich jednak nie trzymał, pamiętaj o robieniu kopii zapasowych.

10. E-mail czy telefon?

E-mail jest bardzo pożytecznym narzędziem, jeśli wiesz, jak go użyć. Jest on bardzo przydatny, kiedy musisz komuś coś oznajmić. Jeśli jednak problem wymaga przedyskutowania, wysyłając maila tracisz czas. Dobrze jest go wysłać, kiedy sprawa jest rutynowa, jak np. zamówienie materiałów biurowych lub potwierdzenie otrzymania dokumentów.

11. Nie daj się rozpraszać

To, co nie jest pracą, jest rozpraszające. Unikaj przesiadywania w biurowej kuchni z plotkarzami. Prywatną pocztę sprawdzaj tylko raz dziennie, podczas przerwy. Jeśli twoja praca na tym nie polega, wyznacz sobie określony czas na surfowanie w sieci, np. góra 10 minut rano. Jeśli nie używasz jej do pracy, wyłącz komórkę i sprawdzaj sms-y dopiero w wolnym czasie.

Pracuj efektywnie

Wielu z nas zwykle nie traktuje efektywnej pracy na swojej liście priorytetów. W końcu trudno jej konkurować z pieniędzmi, kobietami i sportem. Jest jednak poważny powód dla którego warto poprawić swoją wydajność w pracy. Tak, tak – pracując efektywnie będziesz odnosił więcej sukcesów, a to pomoże ci osiągać to, czego chcesz także poza pracą. A co najważniejsze – im lepiej wykorzystujesz czas w pracy, tym więcej będziesz miał wolnego czasu na to, na co zechcesz.

Piotr Kozłowski