Sztuka skutecznego planowania

Nie wszystko na raz

Kupno nowego samochodu, inwestycja w nieruchomość, realizacja projektu w pracy, zrobienie patentu sternika czy nawet prace domowe lub zbudowanie dla dziecka domku na drzewie… To wszystko przedsięwzięcia, nad którymi trzeba zapanować, by ich realizacja przebiegała w sposób jak najbardziej sprawny. Nic nie działa tak dezorganizacyjnie na mnogość zadań, jak chaos. Gdyby każdą rzecz, nawet tę drobniejszą, którą masz do wykonania na przestrzeni danego czasu potraktować jako osobny projekt, od razu wykrystalizować można plan działania. Wreszcie naprawa drzwiczek od szafki kuchennej przestanie być odkładana na bliżej nieokreśloną przyszłość, a impreza na rocznicę ślubu zostanie dopięta na ostatni guzik.

Wszystko zaczyna się w twojej głowie. Jeśli masz wrażenie, że przytłacza cię nadmiar obowiązków do wypełnienia, wypunktuj je. Po przelaniu ich na papier czy ekran komputera może się okazać, że sprawy wcale nie mają się tak źle, jak ci się wydawało. Myślenie o piętrzących się zadaniach samo w sobie jest bardzo męczące. O wiele bardziej niż zapanowanie nad ich realizacją. Wypisanie, nazwijmy to, projektów, pomoże ci spojrzeć na sprawy chłodnym okiem i przejść do kolejnego kroku, zbliżającego cię do sprawnej organizacji.

Jeśli masz już przed sobą listę zadań na najbliższy czas i poczułeś ulgę w związku z tym, że już nie musisz trzymać wszystkiego w pamięci podręcznej i nerwowo sobie o nich przypominać od czasu do czasu, pora na dokonanie dobrego podziału.

• Rozgranicz sprawy służbowe od prywatnych – tymi pierwszymi będziesz zajmował się w godzinach pracy – i oszacuj czas na ich realizację.
• Dzięki temu wykrystalizuje się kolejny podział na zadania krótko- i długoterminowe.
• Projekty, w przypadku których zachodzi taka konieczność, podziel na podzadania.

Trzymając się wspomnianych przykładów, jeśli na twoich barkach spoczywa obowiązek załatwienia spraw związanych z organizacją imprezy na rocznicę ślubu, wypunktuj działania, które się z tym wiążą, np. zarezerwowanie sali, wybór cateringu, powiadomienie rodziny, znajomych itd. Podobnie z pracą zawodową - również podziel projekt na mniejsze zadania, na przykład na terminy, w których musisz raportować/oceniać wykonanie kolejnych jego części. Ten sam schemat znajduje przełożenie na inne obszary życia. Zawsze marzyłeś o patencie sternika jachtowego, ale masz wrażenie, że wciąż brakuje ci czasu? To dobry moment, by zapisać się na szkolenie, a w podzadaniach uwzględnić jego program i czas na naukę. Wszystko jest jedynie kwestią dobrej organizacji i mierzenia sił na zamiary. Wiadomo przecież, że twój czas nie jest nieograniczony, więc być może z niektórych planów będziesz zmuszony zrezygnować lub trochę je odroczyć.

Grunt to organizacja

Czas na kalendarz i planer. Bez nich ani rusz, więc niezależnie od tego, czy wybierzesz formę elektroniczną czy tradycyjną, to jedyny sposób na zapanowanie nad realizacją wyznaczonych zadań. Planowanie najlepiej podzielić na miesiące, tygodnie i dni. Na początek wypisz wszystkie powtarzające się czynności, jak na przykład siłownia, basen czy cotygodniowe mecze twojej ulubionej drużyny. To pozwoli na rozdysponowanie pozostałego czasu.

• W kalendarzu na dany miesiąc zaznacz z kolei ważne daty, jak rocznica ślubu, oddanie projektu w pracy, ale nie tylko te. Określ w czasie zadania, których data jest zależna od ciebie, np. zakup samochodu, wspomniany egzamin na patent sternika, budowa domku dla dziecka, gruntowne porządki w garażu itp. To bardzo ważne, by te z pozoru mniej istotne zadania nie były wiecznie spychane na koniec kolejki.
• Teraz pora na planowanie tygodniowe i dzienne. Kiedy masz już określone daty końcowe projektów, czas na rozpisanie podzadań, czyli wplecenie w poszczególne tygodnie i dni tego wszystkiego, co wypunktowałeś na początku pod poszczególnymi zadaniami, np. nauka do egzaminu na patent sternika, wybór projektu domku na drzewie, zakup materiałów czy rezerwacja sali na przyjęcie, a także praca nad poszczególnymi etapami w ramach służbowego projektu. Prawda, że od razu wszystko nabrało przejrzystości, a zapewne uchowało się kilka wolnych terminów na relaks z rodziną lub piwo z kumplami?
• Skoro już o tym mowa, pamiętaj, że cele dzienne i tygodniowe musisz określić, biorąc pod uwagę swoje moce przerobowe. Ważne, by wyważyć, ile realnie jesteś w stanie zrobić, a nie, ile chciałbyś zrobić.

Jak nie zwariować? Misja, wizja, cele, ocena efektów

Tak jak w każdym dobrze prosperującym przedsiębiorstwie, tak i w codziennym planowaniu ważne jest poczynienie pewnych założeń. Wizja w tym wypadku może być utożsamiana ze stanem, który chcesz osiągnąć, do którego dążysz w swoich przedsięwzięciach. Ważne, by była ambitna, ale jednocześnie możliwa do realizacji. Twoja misja to z kolei sprecyzowanie najważniejszych celów oraz określenie filozofii i zasad działania. Nakreślenie własnych reguł pozwoli ci selekcjonować projekty i odrzucać te niepotrzebne, w których cel masz jedynie pozorny.

Dążenie do celu, choć niektórzy upatrują w nim sensu samego w sobie, to w przypadku planowania jeszcze nie wszystko. By móc wyznaczać sobie określone cele, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, co tak naprawdę chcesz osiągnąć przez ich realizację. By to zweryfikować, dobrze jest dokonać wizualizacji i spróbować wyobrazić sobie, co się wydarzy, kiedy wreszcie dotrzesz do mety. Jaki to będzie miało wpływ na twoje życie i który moment będzie świadczył o tym, że dany cel został zrealizowany.

Do dzieła!

Po etapie planowania jak najbardziej możesz rzucić się w wir działania. To przybliży cię do realizacji celów, ale ważne, by miały one dla ciebie znaczenie. Przedstawione ćwiczenie pozwoli ci na organizację i realizację projektów, które nie należą do twoich obowiązków, ale przyczyniają się na przykład do samorozwoju czy awansu zawodowego. Jednocześnie nie będziesz czuł się przytłoczony mnogością pomysłów, gdyż z łatwością odseparujesz te nieistotne.

Przy takiej organizacji pozostaje już tylko trzymanie się założeń. Oczywiście skuteczne planowanie może odbywać się metodą prób i błędów, dlatego jego ważnym elementem jest ocena efektów. Po każdym dniu, tygodniu i miesiącu powinieneś dokonać podsumowania – określić rzeczy, które udało ci się zrealizować i poprawić działania, które wymagają zmiany strategii. To najlepsza droga do zapanowania nad nierzadkim przecież chaosem w życiu prywatnym i zawodowym.

Krzysztof Marski