Jak budować relacje w biznesie

Przypominamy ci tylko to, co już wiesz z własnego doświadczenia, jednak diabeł tkwi w szczegółach. Poniżej prezentujemy kilka z nich, byś mógł budować relacje bardziej efektywnie.

SPOTKANIE Z KLIENTEM

Bądź dobrze przygotowany i nadawaj rytm rozmowie. Pokaż swojemu klientowi, że radzisz sobie ze stresem, jesteś doskonale zorganizowany, a dyplomacja to twoje drugie imię. Niech spotkanie pozostawi wrażenie, że jesteś najlepszym partnerem w biznesie.

• Zdobądź dokładne informacje o kliencie przed spotkaniem. Spróbuj dowiedzieć się czegoś pomocnego nie tylko o firmie, jaką będzie reprezentowała osoba uczestnicząca w spotkaniu, ale także o samym rozmówcy. Dzięki znalezieniu wspólnego tematu, takiego jak ukończenie tej samej szkoły czy dzielenie podobnych zainteresowań, łatwiej podtrzymasz rozmowę i nawiążesz lepszy kontakt.
   
• Daj się poznać jeszcze przed spotkaniem. Prześlij harmonogram, bądź tematy czy pytania, jakie chcesz poruszyć, a także krótki opis siebie i swojej firmy. Pozwoli to przełamać barierę, która często powstaje przy pierwszym spotkaniu, a także sprawi, że klient poczuje się pewniej. Ciebie zaś przedstawi w świetle osoby świetnie przygotowanej do rozmowy.
   
• Zamiast przedstawiać siebie stanowiskiem, jakie zajmujesz , powiedz jakie zadania wykonujesz. Przykład? Zamień „Jestem doradcą podatkowym” na „Dzięki wiedzy i doświadczeniu, pomagam klientom oszczędzać tysiące złotych oraz cenny czas”.
   
• Przygotuj kilka zdań, którymi rozpoczniesz rozmowę, żeby uniknąć niezręcznej ciszy. Zanim usiądziesz przy stole i przejdziecie do konkretów, zadaj ogólne pytanie, które pozwoli wam nawiązać pierwszy kontakt.
   
• Rozpocznij rozmowę, przedstawiając siebie i swoją firmę w kilku zdaniach. Przejmując inicjatywę, pozostawisz obraz dobrego rozmówcy na długo po spotkaniu. Pamiętaj, że pierwsze wrażenie robisz tylko raz.
   
• Poszerzaj kontakty. Spróbuj dotrzeć do partnerów twoich klientów, a także poszukiwać nowych możliwości rozwoju w trakcie spotkań towarzyskich. Spróbuj wyprzedzić potrzeby potencjalnych klientów i proponować indywidualne oferty jeszcze zanim zaczną badać rynek w twojej branży.

• Usiądź naprzeciw prowadzącego spotkanie. W przeciwieństwie do sytuacji, w której znajdujesz się u czyjegoś boku, siedzenie naprzeciw rozmówcy tworzy obustronne podświadome wrażenie, że jesteście sobie równi.
   
• Unikaj twardych negocjacji. Pozwól rozmówcy mówić jak najwięcej o jego potrzebach. Bądź mistrzem dyplomacji i wspaniałym słuchaczem, a zyskasz tak ważny w biznesie szacunek.
• Przytakuj. Według badań psychologicznych, jednorazowe przytaknięcie głową doskonale podtrzymuje i pokazuje twoje zaciekawienie rozmową. Podwójne skinienie przyspiesza tempo konwersacji, a potrójne wyraża zniecierpliwienie.
   
• Wykaż zainteresowanie klientem. Bądź na bieżąco z informacjami o nowych planach biznesowych oraz projektach. Życząc klientowi sukcesów w nowym przedsięwzięciu czy evencie pokażesz, że traktujesz go bardzo indywidualnie i śledzisz poczynania jego firmy. Po spotkaniu staraj się podtrzymywać kontakty na LinkedIn, GoldenLine i Facebooku.

SZKOLENIA I KONFERENCJE BRANŻOWE

Wykorzystaj szkolenia, targi i konferencje do zdobycia kontaktów, wzmocnienia relacji i uzyskania jak największej wiedzy na temat usług i produktów w twojej branży. Bądź duszą towarzystwa, tak, aby twoje nazwisko pozostawiło pozytywny ślad na uczestnikach spotkania.

• Bądź łącznikiem. Poznawaj ludzi ze sobą, przedstawiając każdą ze stron w kilku pozytywnych zdaniach. Dzięki takiej inicjatywie, podbudujesz ego rozmówców, a także być może otworzysz przed nimi nowe możliwości, za które będą ci wdzięczni.
   
• Podtrzymuj rozmowę poprzez potakiwanie oraz odpowiednią intonację. Kończąc zdanie, dodaj „nieprawdaż?” lub „czyż nie?” – sformułowania, które podpierają aktywną konwersację.
   
• Wystrzegaj się pytań typu „Czym się zajmujesz?”. Staraj się znaleźć inny powód do nawiązania kontaktu, żeby uniknąć wrażenia interesowności.
   
• Kiedy to tylko możliwe, wspomnij w rozmowie o wspólnych znajomościach. Powiedz, że klient czy partner zasugerował ci nawiązanie kontaktu. Rekomendacja znacząco wpływa na jakość relacji.
   
• Noś identyfikator w widocznym miejscu, na wysokości wzroku rozmówcy. Świadomość, z kim dokładnie się rozmawia daje poczucie bezpieczeństwa i sprawi, że twoje nazwisko zostanie zapamiętane.
   
• Nigdy nie wyciągaj wizytówki pierwszy. Opanowanie i cierpliwość dobrze wpływają na twój wizerunek, a także dają ci poczucie kontroli sytuacji.
   
• Mnóż kontakty i pozostawiaj dobre wrażenie. Nawet, kiedy z twoim rozmówcą nie łączy cię potencjalna współpraca, nie pal mostów. Możesz powiedzieć „Aktualnie nie poszukuję pracy, ale państwa firma, dzięki dynamicznemu rozwojowi i wspaniałemu zarządzaniu jest taką firmą, w jakiej chciałbym pewnego dnia znaleźć swoje miejsce”.

• Szczerość jest twoją najlepszą bronią. Nie wykonuj sztucznych gestów, ani nie opowiadaj po aktorsku żartów. Bądź autentyczny, spokojny i uśmiechnięty. Zaufanie to kolejny nieoceniony element relacji w biznesie.
   
• Zgrabnie kończ rozmowę. Jeśli musisz iść dalej, powiedz to wprost, nie szukaj wymówek. Podziękuj za rozmowę, zwróć uwagę na jej pozytywne aspekty – na przykład informacje, którymi udało się wam wymienić – i poproś o wizytówkę.

PRZYJĘCIE FIRMOWE

Niezależnie, czy to firmowa Wigilia, czy spontaniczne spotkanie towarzyskie po długim dniu pracy, wykorzystaj potencjał tego wydarzenia do wzmocnienia swojej pozycji w firmie i zadbania o komunikację w grupie.

• Zawsze bądź miły dla recepcjonistki. To osoba, która jest nieocenionym źródłem informacji, a nawiązanie z nią pozytywnych relacji może okazać się pomocne w wielu sytuacjach.
   
• Nie bój się swoich emocji. Lepiej pokazać czasem trochę pokory i braku wiedzy wobec bardziej doświadczonego kolegi, niż grać wszystkowiedzącego. Szczerość sprzyja budowaniu pozytywnych relacji.
   
• Słuchaj. Bycie zainteresowanym jest o niebo ważniejsze od bycia interesującym. Nie zabiegaj o uwagę ani głos. Pozwól innym mówić – dowiesz się więcej, a także sprawisz wrażenie osoby, która docenia pracę innych i rozumie ich problemy.
   
• Bądź inicjatorem. Może to dotyczyć tak drobnej rzeczy, jak organizacja przyjęcia pożegnalnego dla kolegi z biura. Podejmowanie społecznych działań, wykraczających poza twoje obowiązki nie zostanie zapomniane i jest kolejnym sposobem na zyskanie sympatii i uznania w grupie.
   
• Buduj swój wizerunek, osobiście angażując się w organizację spotkania firmowego. Nawet kilka sugestii czy pomysłów na urozmaicenie wieczoru zostanie odnotowane jako zainteresowanie przedsięwzięciem, a także będzie dodatkowym tematem do rozmów, kiedy spotkanie już się rozpocznie.

Jacek Magdziarek