10 niezawodnych sposobów na poprawę efektywności

1. Wstawaj wcześniej

Bądźmy szczerzy – większość z nas wolałaby pospać do 9:00 niż zrywać się z łóżka wraz z pianiem koguta. O 6:00 rano powieki mają domieszkę ołowiu, a kołdra jest wielka, ciężka i szalenie trudno się spod niej wydostać. Każda osoba, jaką znam, mogłaby napisać opasły tom o heroicznych walkach o odzyskanie przytomności toczonych na brzegu łóżka, przy akompaniamencie drącego się budzika.

Większość tych przygód wynika jednak nie z rytmu dobowego, ale ze zwyczaju późnego chodzenia spać. Naprawdę nieznaczny odsetek ludzi posiada naturę nocnego marka i lepiej funkcjonuje w nocy niż za dnia. Większość z nas może wstawać rano, o ile położy się o przyzwoitej porze. Jeśli masz zwyczaj pracowania lub odpoczywania, gdy inni domownicy śpią, przemyśl zmianę nawyków.

Warto zaczynać pracę wcześnie, ponieważ o poranku najlepiej funkcjonuje twoja kora przedczołowa. Jest to część mózgu odpowiedzialna za funkcjonowanie pamięci roboczej, planowanie i analizę konsekwencji działań, a więc wszystko to, co jest ci potrzebne do efektywnej pracy i podejmowanie ważnych decyzji. W trakcie dnia efektywność kory przedczołowej spada w wyniku zmęczenia i stresu. Dlatego kładź się wcześniej, wstawaj wcześniej i pierwszą połowę dnia poświęcaj realizacji ważnych i wymagających zadań. To zmiana, która przyczyni się do poprawy efektywności pracy, a przy okazji kondycji twojego organizmu.

2. Realizuj zadania wymagające formułowania myśli na piśmie przed lunchem

Przeprowadzono badania, których wyniki wskazują, że pisanie pozwala mózgowi na większe skupienie, a co za tym idzie – podniesienie produktywności. Jeżeli częścią twojej pracy jest pisanie raportów, umów lub innych dokumentów wymagających pracy analitycznej i koncepcyjnej, staraj się robić to rano. Wykorzystaj potencjał kory przedczołowej, a jakość tego, co stworzysz, będzie lepsza i szybciej osiągniesz satysfakcjonujący efekt. Uwaga! Co prawda odpowiadanie na maile również wymaga wykorzystania umiejętności werbalnych na piśmie, jednak tej czynności nie zaliczaj w poczet kluczowych zadań związanych z pisaniem. Pocztę elektroniczną lepiej sprawdzać po lunchu. W kolejnym punkcie dowiesz się, dlaczego.

3. Skrzynkę mailową sprawdzaj po lunchu

Jeśli pierwszą rzeczą, za jaką zabierasz się w pracy, jest sprawdzenie skrzynki mailowej, jesteś o krok od utraty kontroli nad tym, co będziesz robił w najbardziej produktywnym okresie dnia. To bardziej niż pewne, że zobaczysz stertę pilnych maili, pytań, próśb, poleceń, monitów i Bóg wie czego jeszcze. Jeśli zaczniesz się przez nie przedzierać, pozwolisz, by inni decydowali, na jakie zadania poświęcisz kilka godzin przed lunchem, które są czasem największej kreatywności i punktem szczytowym twoich możliwości analitycznych.

Jeśli musisz zajrzeć do skrzynki, czytaj i odpowiadaj wyłącznie na maile o priorytetowym znaczeniu. Resztę zostaw "na potem". Zamiast tego zjedz zdrowe śniadanie, przeczytaj inspirujący artykuł, zrób kilka ćwiczeń i pomyśl o sprawach, które wymagają głębszej analizy. Jeśli to możliwe, nie korzystaj też z opcji poczty mobilnej, dzięki której będziesz nieustannie zalewany mailami, gdziekolwiek jesteś. Sprawdzaj je za pośrednictwem komputera w czasie, gdy przebywasz w biurze. Będziesz mógł skoncentrować się na ich treści mając pod ręką dokumenty, osoby i rzeczy potrzebne, by odpisać w sposób merytoryczny lub zrealizować powierzone zadania.

4. Planuj pracę wieczorem, w dniu poprzedzającym jej wykonanie

Będąc na mecie dnia pracy lub wieczorem, zanim położysz się spać, sporządź listę zadań do wykonania na kolejny dzień. Upewnij się, że uwzględniłeś odpowiednią ilość czasu na realizację każdego z nich. Rzeczy priorytetowe umieść na początku listy. Planuj realnie, nie przeładowując harmonogramu zadań. Pamiętaj o zasadzie 60/40 – planuj tylko 60% czasu pracy na dany dzień. Pozostałe 40% zostaw niezagospodarowane, bo zawsze pojawią się rzeczy, których nie przewidziałeś, a które będziesz musiał wykonać – działania ad hoc, rozmowy z szefem lub współpracownikami, dodatkowy czas konieczny na finalizację któregoś z kluczowych zadań etc.

Realizując plan działań posuwaj się według listy – gdy wykonasz zadanie, wykreśl je. To da ci poczucie realizacji założonych celów i wzrastającej w trakcie dnia skuteczności. Pozwoli także ocenić, czy planujesz w sposób realny, czy też na niektóre operacje zostawiasz niewystarczającą ilość czasu. Z czasem zyskasz lepsze rozeznanie w tym, ile zajmują poszczególne działania oraz poprawisz efektywność planowania. Wszystkie nie załatwione sprawy przenoś na dzień następny, na początek listy i zacznij od ich wykonania. Unikniesz w ten sposób odkładania rzeczy na później i nawarstwiania się zaległości w chroniczny sposób. Wszak łatwiej zabrać się do załatwiania zadań dnia wczorajszego niż takich sprzed miesiąca… A i efekty opóźnień będą mniej bolesne.

5. Pamiętaj o przerwie – nie pracuj jak maszyna

Robienie sobie przerwy w czasie pracy może wydawać się przeciwieństwem produktywności. To nieprawda. Systematyczne przerwy pozwalają mózgowi na regenerację i lepszą koncentrację na wykonywanych zadaniach. Aby twoja uwaga nie uległa rozproszeniu, nie mogą one jednak być za długie. Optymalny czas na poprawę koncentracji to 5 lub 10 minut odpoczynku, najlepiej spędzone w produktywny sposób. Wycisz myśli, zrób kilka prostych ćwiczeń (które pozwolą ci wzmocnić kręgosłup i uchronią od dolegliwości związanych z pracą przy komputerze), pospaceruj, zaparz kawę, zjedz drugie śniadanie.

6. Nie zwlekaj z podejmowaniem decyzji

Podejmowanie decyzji stanowi element twojej pracy? O ile problem nie jest skrajnie zawiły lub decyzje nie dotyczą kluczowych, strategicznych kwestii, rób to od razu, poświęcając danemu tematowi nie więcej niż 60 sekund. Kiedy postanowisz, co zrobić, nie wracaj do tematu, by przemyśleć go po raz kolejny. W większości wypadków pierwsza reakcja na problem jest właściwa, a rozwiązanie odpowiednie. Jednak gdy zaczniesz zagłębiać się w nadmiernej analizie, pochłonie ona zasoby czasu i uwagi, które mógłbyś poświęcić na istotniejsze zadania. Pojawia się też ryzyko, że odłożysz temat na później, a decyzja nie zostanie podjęta.

7. Pamiętaj o zasadzie 80/20

Wykorzystywana w zarządzaniu zasada 80/20 mówi, że 20% tego, co każdego dnia robisz w pracy, przynosi 80% rezultatów. I odwrotnie – pozostałe 80% zadań daje jedynie 20% tego, co jest składową sukcesu (twojego i firmy).

Diagnozuj zadania o priorytetowym znaczeniu i wykonuj je w pierwszej kolejności, a eliminuj działania hamujące produktywność. Planując realizację projektu podziel go na kolejne kroki i wykreśl czynności, które zabierają czas, a nie przyczyniają się znacząco do osiągania założonych celów. Rób to tak długo, aż zawęzisz listę do kluczowych zadań, jakie muszą zostać zrealizowane, by projekt zakończyć z sukcesem. Prawdopodobnie wyeliminujesz 80% czynności mało istotnych, które pochłonęłyby czas twój i twojego zespołu, nie podnosząc efektywności ani nie przyczyniając się do osiągnięcia pożądanego rezultatu.

8. Przestań robić 10 rzeczy na raz

Nie jesteś ośmiornicą – nie próbuj realizować kilku zadań równocześnie. Skup się na jednej rzeczy na raz. Przeskakiwanie pomiędzy różnymi obszarami nie pozwala na odpowiednią koncentrację i obniża produktywność. Kiedy pracujesz nad zadaniem, skup się na tym, by ukończyć je, zanim zajmiesz się czymś innym. Kończ jedno zadanie zanim rozpoczniesz kolejne. Skorzystaj też z mądrości Parkinsona, którego prawo głosi, że praca zabiera nam dokładnie tyle czasu, ile na nią przeznaczymy.

W praktyce oznacza to, że mając 2 godziny, poświęcisz 2 godziny. Mając 1,5 godziny poświęcisz 1,5, bo deadline to deadline. Jedyne co się zmieni, to fakt, że będziesz działał szybciej i efektywniej. Termin wykonania staje się celem, zaś cel motywatorem –wyzwala energię konieczną do działania. Efektywność działań wzrasta więc w momencie pojawienia się rygoru czasowego. Dlatego staraj się skracać sobie czas na wykonywanie zadań, wyznaczając terminy ich wykonania (oczywiście w ramach zdrowego rozsądku i wykonalności). To zwiększy twoją koncentrację, produktywność i zogniskuje wysiłki na finalizacji zadania w narzuconym czasie.

9. Eliminuj dystraktory

Badania prowadzone na Uniwersytecie w Michigan wykazały, że rozproszenie uwagi (trwające nawet mniej niż 3 sekundy), może doprowadzić do podwojenia ilości błędów popełnianych podczas wykonywania zadania. Dodajmy do tego "efekt piły", czyli zjawisko straty czasu spowodowanej koniecznością ponownego skupienia się na przerwanym zadaniu. Szacuje się, że rozproszenie uwagi w trakcie działania może spowodować wydłużenie jego realizacji nawet o 28%, w stosunku do czasu potrzebnego na wykonanie zadania bez ingerencji dystraktora. Aby stać się szybszym i skuteczniejszym managerem, wyeliminuj jak najwięcej czynników, które cię rozpraszają i odwracają uwagę od pracy.

Może być wiele dystraktorów i jeszcze więcej metod walki z nimi: wyciszaj telefon na czas realizacji kluczowych zadań, poinformuj współpracowników, w jakich godzinach mają ci nie przeszkadzać (najlepiej, by był to czas największej efektywności), zamknij drzwi do gabinetu, wyłącz radio, włóż zatyczki do uszu, zablokuj facebooka w wyszukiwarce, nie zaglądaj do skrzynki mailowej do czasu, aż ukończysz realizację ważnego zadania, nie przerywaj działania w połowie, by iść zrobić sobie kawę czy zadzwonić do żony. Zastanów się, co jeszcze kradnie twój czas i pomyśl, jak to wyeliminować. Czasem rzeczy pozornie niewinne mogą mieć wpływ na twoją umiejętność skupienia się i efektywność.

10. Ucz się od Perfekcyjnej Pani Domu – utrzymuj porządek w miejscu pracy

Zapomnij o historiach o artystycznym nieładzie, który inspiruje geniuszy. Być może jednostki odnajdują się w chaosie, jednak generalnie bałagan utrudnia koncentrację. Każdego popołudnia przed wyjściem z pracy zrób porządek na biurku, uporządkuj dokumenty, posortuj rzeczy odkładając je do właściwych szuflad, koszy czy segregatorów. Nie tylko wspomożesz proces koncentracji. Utrzymywanie porządku pozwoli ci też nie tracić czasu na przerzucanie sterty papierów i rzeczy w poszukiwaniu zaginionej notatki, zszywacza czy potrzebnego na wczoraj raportu.

Jeśli stosujesz w praktyce powyższe wskazówki i ten artykuł nie wniósł nic nowego do twojej wiedzy o zarządzaniu czasem i własną pracą, to wspaniale! Prawdopodobnie nie masz kłopotów z realizowaniem założonych celów, a większość kluczowych zadań realizujesz jeszcze przed lunchem :) Jeżeli jednak znalazłeś coś, co można poprawić, spróbuj zmienić dotychczasowe nawyki zawodowe, wcielając w życie nowe sugestie. Niewielkim wysiłkiem możesz osiągnąć spektakularny efekt. Lepsza kontrola, mniej stresu i nieco więcej czasu dla siebie – czegóż chcieć więcej, gdy jest się zapracowanym managerem?

Irena Świątek

 Irena Świątek - psycholog i konsultantka ds. kariery. Karierę zaczynała w obszarze rekrutacji oraz rozwijania potencjału zawodowego pracowników w takich firmach jak Telekomunikacja Polska S.A. i Grupa Żywiec S.A. Od dwóch lat prowadzi własną firmę, CV studio, w ramach której pomaga odnieść sukces osobom poszukującym pracy oraz podejmującym wyzwania zawodowe. Zajmuje się m.in. tworzeniem profesjonalnych dokumentów aplikacyjnych, prowadzeniem konsultacji kariery oraz szkoleń z zakresu poszukiwania pracy, zmian i rozwoju zawodowego. Pisze doktorat z psychologii pracy w Instytucie Psychologii Uniwersytetu Jagiellońskiego.