Bądź panem swojego czasu

Każdy z nas ma dobę trwającą 24 godziny. Jednak niektórzy zdają się w tym czasie mieścić dwa razy więcej zajęć niż inni. Jak to możliwe? O efektywnym zarządzaniu własnym czasem mówi Sandra Kalinowska. Psycholog i trener rozwoju osobistego (www.topwyszkoleni.pl)

[powiazane]Obecne tempo życia stawia przed nami wiele wymagań. Mamy coraz więcej udogodnień techniczno – informatycznych, ale czy paradoksalnie nie jest tak, że czasami przekraczamy tą cienką granicę, kiedy ich nadmiar zaczyna utrudniać nam życie i irytować? Wiele rzeczy można wykonać szybciej dzięki technice ale my jakoś nie odczuwamy, że mamy więcej czasu. Gubimy gdzieś harmonię, towarzyszy nam ciągłe poczucie pośpiechu, chaosu. Często mówimy o tym, co lubimy, o czym marzymy: „kiedyś się za to wezmę”, „tylko nie teraz, mam tyle na głowie”.
I odkładamy nasz rozwój, marzenia na „wieczne nigdy”, cierpimy na tym my sami i nasze relacje z bliskimi. Wpadamy w pułapkę codziennej rutyny. Każdy dzień, jak co dzień – wygląda tak samo. Spełniamy raczej czyjeś marzenia, polecenia, niż nasze własne aspiracje.

[rekmob1]

Dlatego warto poznać filozofię Kalos Kaghatos. To podejście mówi o tym, że dla dobrego funkcjonowania zdrowotnego (w sensie fizycznym i samopoczucia psychicznego) istotna jest równowaga między snem, zdrowym odżywianiem, sportem, rozwojem duchowym i intelektualnym. Co zrobić, aby osiągnąć choć częściowa zmianę w codziennym funkcjonowaniu? Aby nie odkładać swych marzeń, potrzeb, tylko wyważyć czas wypełniania obowiązków i samorozwoju?

Warto każdego wieczoru, szykując się do spania – zadać sobie pytanie – co dziś udało mi się zrobić dla siebie. Choćby to miało być 15 minut nauki języka lub spacer. Ktoś kiedyś powiedział, że gdyby każdy poświęcił 15 minut dziennie na realizację swojego marzenia, mielibyśmy samych zadowolonych i spełnionych ludzi. To może być naprawdę drobna rzecz, która przybliży nas do realizacji celu. Aby przekonać się o tym, warto sięgnąć do biografii ludzi sukcesu, przeczytać, od czego zaczynali, z jaką pasją i zaangażowaniem doszli do spełnienia swoich marzeń.

[rek]

Być może warto przestać żałować, że doba ma 24h, bo tego nie mamy mocy zmienić. Czas dotyczy każdego tak samo. Jest jednak klika rzeczy, które pomogą wykorzystać dobę efektywniej:

• poświęć 15 min na zaplanowanie dnia następnego, aby wstając już wiedzieć, co cię czeka i za co się zabrać
• zostaw czyste biurko, pozamykane wszystkie zadania, by móc spokojnie odpocząć, zasnąć, nie rozmyślać już o obowiązkach
• przy planowaniu zadań na najbliższy dzień lub tydzień skorzystaj z matrycy Eisenhowera -podziel zadania na cztery kategorie: ważne i pilne, pilne i nie ważne, ważne i nie pilne, nie ważne i nie pilne:

DIAGRAM EISENHOWERA

Zacznij od:

• zmiany codziennych nawyków, stopniowo, jedno postanowienie np. na tydzień, wówczas staną się twoją rutyną i nie będzie trzeba o nich pamiętać;
• zacznij planować, zainwestuj kwadrans dziennie w spisywanie zadań, a potem bądź konsekwentny w realizacji planu, kontroluj postępy;
• pomyśl o swoich priorytetach i celach, koniecznie zapisz je i ustal terminy;
• po zakończonym etapie jakiegoś zadania zrób przerwę, miły akcent, podaruj sobie nagrodę (np. 10 minut spaceru);
• znajdź i nazwij swoje „pożeracze czasu” i walcz z nimi.

[rekmob2]

 Pożeracze czasu, których warto unikać: 

• krzątanie się, niezaplanowane porządki
• czynności przygotowawcze
• „wałkowanie” tematu
• częste przerwy na kawkę
• robienie najpierw tego, co łatwe, przyjemne i dające szybki efekt
• odkładanie spraw w nieskończoność
• picie alkoholu w trakcie i przed pracą umysłową
• spełnianie wszystkich próśb od razu
• zbytnie „nadzorowanie”- szef na 10 etatach
• obmyślanie spraw już obmyślanych
• gapienie się na telewizję.

Reguła 60:40

Podstawowy błąd podczas planowania to wpisywanie zbyt wielu rzeczy na jeden dzień. Mimo że ciągle nie realizujemy całego planu z uporem godnym lepszej sprawy zakładamy nadal, że zrobimy więcej, niż jesteśmy w stanie rzeczywiście wykonać. Może to wynikać z tego, że zapominamy o regule 60:40. Polega ona na realistycznym planowaniu. Przykładowo, jeśli mamy do dyspozycji 8 godzin w pracy, to powinniśmy w rzeczywistości rozpisać zadania na 5 godzin. Dlatego, że zawsze wypadnie coś niespodziewanego, spontanicznego. Dzięki temu zawsze mamy margines bezpieczeństwa, spokojną głowę i czas na pogawędkę w czasie przerwy.

[rekmob1]

Reguła Parkinsona

O tej zasadzie warto pamiętać: ”Czynności zabierają nam dokładnie tyle czasu ile na nie przeznaczymy”. Okazuje się, że kiedy ustalimy jakiś deadline wykonania, to w końcowej fazie pracujemy najwydajniej, mamy najwyższą koncentrację i mobilizację, aby skończyć na czas, a nie rozwlekać czegoś w nieskończoność.

Metoda ALPEN

1. Zrób listę wszystkich spraw. Zastanów się, które są pilne, strategiczne, ważne, które można delegować komuś innemu bez obaw.
2. Oszacuj potrzebny czas, uwzględniając regułę 60:40 (planuj jedynie 60% czasu, jakim dysponujesz, zostawiając 40% jako margines bezpieczeństwa na czynności niezaplanowane, spontaniczne, gdyby coś zajęło więcej czasu, niż planowałeś, przerwy).
3. Kontroluj postęp w działaniach. Monitoring: czy to, co obecnie robię, przybliża mnie do celu, ile zostało czasu, co lub kto mi przeszkadza/pomaga.

Ta metoda przynosi bardzo wymierne korzyści:

• pozwala na planowanie zadań krótkoterminowych
• porządkuje następny dzień (przy nakładzie zaledwie 10-15 minut!)
• pozwala zorientować się w najbliższych zadaniach, ustalić ich ważność
• daje orientację w zadaniach, które można delegować
• pomaga w skupieniu na tym, co aktualnie jest do wykonania
• pomaga uniknąć stresu, poczucia przeciążenia, palenia się gruntu pod nogami
• wzmacnia poczucie własnej wartości, pewności siebie i satysfakcji dzięki systematycznej realizacji celów
• zwiększa motywację i efektywność.

„Jedną z wad pośpiechu jest to, że zabiera tak dużo czasu.”
G. K. Chesterton

Życzę wszystkim sukcesów w zarządzaniu czasem i rozwoju osobistym.
mgr psychologii Sandra Kalinowska